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Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen

Wie ihr Word dazu bringt, alle Überschriften eures Textes automatisch ins Inhaltsverzeichnis zu übernehmen! Oder: Wie kann ich ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen?

Ihr kennt das: Der Text ist fertig und ihr möchtet nun das Inhaltsverzeichnis erstellen. Während des Schreibprozesses habt ihr die Überschriften geändert und Absätze verschoben, aus den ursprünglich 15 Seiten sind mittlerweile 25 geworden und ihr habt den Überblick verloren. Bevor ihr damit beginnt, den Text hoch und runter zu scrollen, immer wieder auf die erste Seite zu springen, um die Änderungen im Verzeichnis anzupassen, haltet einen Moment inne. Atmet jetzt tief durch und schaut euch an, welche Lösung Word für euch bereithält.

Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, damit Word das Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen und anpassen kann?

Wie ihr einzelne Abschnitte des gesamten Dokumentes festlegt, um beispielsweise mit der Seitenzählung erst auf der dritten Seite zu beginnen, habe ich euch bereits erklärt. Ganz ähnlich funktioniert es auch mit dem Inhaltsverzeichnis. Einzelne Textbestandteile wie Absätze, Überschriften oder Langzitate können über Formatvorlagen markiert und mit unterschiedlichen Funktionen belegt werden. Formatvorlagen legen beispielsweise fest, wie der Text der einzelnen Abschnitte aussehen soll.  Außerdem sorgen sie dafür, dass sie stets gleich aussehen. Das ist nicht nur bei einem wissenschaftlichen Text von mehreren 100 Seiten wichtig, sondern sorgt auch bei kürzeren Texten für ein ausgewogenes und einheitliches Erscheinungsbild. Wie ihr Formatvorlagen individuell anpassen könnt, zeige ich euch hier. Zunächst arbeiten wir mit den Standardformatierungen von Word, um erst einmal das Prinzip zu verstehen. Es geht also los!

Aktualisierung Juni 2017: Nach einem Update könnte es sein, dass der Reiter Verweise bei euch nun Referenzen heißt. Aber keine Panik, sonst ist alles an seinem gewohnten Platz. ;)

1. Schritt: Zuweisen einer Hierarchieebene

Öffnet das Dokument und schreibt eure erste Überschrift. Klickt anschließend im Reiter auf Verweise. Dort findet ihr links den Menüpunkt Inhaltsverzeichnis sowie den Button Text hinzufügen. Weist nun per Mausklick der Überschrift die gewünschte Ebene zu. In diesem Beispiel ist es die erste Ebene. Wiederholt diesen Vorgang für alle weiteren Überschriften. Achtet dabei immer auf die richtige Ebene der Überschriften.

automatisches Inhaltsverzeichnis

Schritt 1: Überschriftenebene zuweisen

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Überschriften der zweiten Ebene

2. Schritt: Verzeichnis in der Navigationsspalte anzeigen

Wer kontrollieren möchte, welche Überschriften bisher erstellt wurden, welche noch fehlen oder falsch beziffert sind, der klickt in den Reiter Ansicht. Dort setzt ihr ein Häkchen beim Navigationsbereich im Menü Anzeigen. Auf der linken Seite werden euch nun die Überschriften, die ihr bereits erfolgreich zugewiesen habt. Toll an dieser Funktion ist es, dass ihr einzelne Unterkapitel oder gleich das komplette Kapitel der ersten Ebene verschieben könnt. Dazu zieht ihr mit der Maus das gewünschte Kapitel im Navigationsbereich einfach an eine andere Position. That’s it! Außerdem könnt ihr nun sehr schnell (nämlich mit einem Klick) von einem Kapitel ins nächste springen. :)

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Schritt 2: Navigationsbereich anzeigen

3. Schritt: Inhaltsverzeichnis anpassen

Standardmäßig sind in Word drei Überschriftenebenen eingestellt. Wer mehr als diese drei Ebenen in seinem Text ausweisen möchte, klickt im Reiter Verweise auf den Button Inhaltsverzeichnis und dort wiederum auf Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis. Es öffnet sich ein Extrafenster. Dort könnt ihr nun die Anzahl eurer Ebenen selbst einstellen oder die spätere Darstellung anpassen.

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Schritt 3: Inhaltsverzeichnis anpassen

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Darstellung und Ebenen ändern

4. Schritt: Inhaltsverzeichnis erstellen und automatisch aktualisieren

Habt ihr allen Überschriften die richtige Ebene zugewiesen, scrollt (oder springt) ihr nun an den Anfang des Textes, genauer gesagt an die Stelle, an der ihr das Inhaltsverzeichnis einfügen wollt. Im Reiter Verweise gibt es den Button Inhaltsverzeichnis. Dort klickt ihr einfach auf den ersten Eintrag Automatische Tabelle und schon erstellt Word das Inhaltsverzeichnis automatisch. Ist der Schreibprozess abgeschlossen und der Text ist endlich fertig, braucht ihr das Verzeichnis nur noch einmal aktualisieren. Word passt alle Änderungen, die ihr im Text vorgenommen habt im Verzeichnis an und aktualisiert auch die Seitenzahlen. Es ist entweder möglich, das gesamte Verzeichnis zu aktualisieren oder nur die Seitenzahlen.

Beachtet bitte: Änderungen, die ihr nur im erstellten Verzeichnis durchführt, haben keine Auswirkungen auf die Überschriften im Text. Ihr müsst den umgekehrten Weg gehen und direkt in der Überschrift anpassen, weil das die Quelle ist, aus der sich Word die Informationen für das Verzeichnis zieht.

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Schritt 4: Inhaltsverzeichnis einfügen

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Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Diese und weitere Anleitungen zum Umgang mit Word findet ihr auch unter dem Punkt Download.